Par défaut, les statuts d’une société fixent la durée d’un exercice sur une année civile, avec une date de clôture des comptes au 31 décembre. Pour des besoins personnels ou pour s’adapter à votre activité, vous pouvez décider d’une autre date pour clôturer les comptes de votre société (EURL, SASU, SARL, SAS…).
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Autre chose à savoir : lors de la création de votre entreprise, si votre société est soumise à l’impôt sur les sociétés, vous pouvez choisir d’allonger la durée de votre premier exercice comptable : ce premier exercice peut durer 23 mois maximum au lieu de 12. Il faut cependant être capable de faire une clôture « fictive » à mi-parcours. Dans le cas des sociétés faisant appel à des investisseurs, il est souvent exigé de produire des comptes plus fréquemment. Cela permet de renforcer le rapport de confiance entre la startup et ses actionnaires et investisseurs.
La clôture des comptes donne une vision de la situation de l’entreprise à une date précise : besoins en fonds de roulement, niveau de trésorerie, niveau des stocks… Les comptes approuvés sont des éléments utiles pour lever des fonds ou demander un crédit bancaire. En fonction du cycle de votre activité, il peut être utile de modifier votre date de clôture des comptes pour donner la meilleure image possible de votre société.
Dans un commerce dont l’activité est plus forte en été, il peut être pertinent de fixer la date de clôture au 30 septembre par exemple. L’entreprise peut connaître une variation de son cycle d’activité et vouloir modifier son calendrier. Une autre situation de changement de la date de clôture se présente lorsque la société est regroupée avec d’autres sociétés. La logique de groupe peut amener à décider d’harmoniser le calendrier des différentes sociétés.
Figurant dans les statuts de la société, votre décision de changer la date de clôture des comptes fait l’objet d’une décision en assemblée générale des associés ou actionnaires et d’un enregistrement au registre du commerce et des sociétés (RCS). Pour faire enregistrée la décision votée en AG, les pièces à fournir sont :
En ce qui concerne le calendrier à suivre, si la nouvelle date de clôture raccourcit la durée de l’exercice, la décision doit être votée en AG avant la nouvelle date de la clôture. Si l’exercice est prolongé, l’AG doit acter le changement avant la date de clôture initiale. Contrairement à la plupart des modifications statutaires (transfert de siège social, modification du capital…), il n’est pas nécessaire de publier une annonce légale dans un journal habilité de votre département pour la modification de la date de clôture comptable.
L’assemblée générale doit avoir lieu dans les 6 mois suivants la clôture si votre société est une EURL ou SARL. Pour les SASU et SAS, la liberté statutaire de la société par actions simplifiée laisse une totale liberté aux actionnaires.
