En tant qu’entrepreneur, vous prenez des engagements. En tant qu’acheteur comme en tant que fournisseur, vous allez devoir prouver que votre entreprise existe bien, que vous pouvez payer des commandes ou fournir des services ou produits. Pour une relation de confiance, les deux parties (acheteur / fournisseur) ont besoin de savoir à qui elles ont affaire. Dans le cas des sociétés commerciales, l’extrait Kbis ou K est un document que vous pouvez fournir.
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On distingue les extraits K et Kbis. Si vous exercez votre activité dans le cadre d’une entreprise individuelle, c’est-à-dire en nom propre, vous aurez un extrait K . Le Kbis concerne toutes les formes juridiques des sociétés : EURL, SARL, SASU, SAS, SCI… Pour les établissements secondaires, le document est un extrait L ou Lbis.
L’extrait Kbis ou K est un document officiel et légal . Il fournit la preuve que votre entreprise est immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il est comparable à une carte d’identité.
Attention, seules les entreprises immatriculées au RCS peuvent produire un extrait K, Kbis L ou Lbis , c’est-à-dire les commerçants ou sociétés commerciales. Pour les artisans il s’agit d’un extrait D1, délivré par les chambres de métiers et de l’artisanat. Pour les professions libérales ou les auto-entrepreneurs c’est le numéro Siren (n° Siret) obtenu auprès de l'Urssaf qui est le document équivalent.
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L’extrait kbis fait partie des documents nécessaires à de nombreuses formalités, actes juridiques et civils. Pour vos activités, il vous sera demandé par un fournisseur, ou un acheteur. Dans le cas d’un marché public, votre dossier de candidature devra contenir un Kbis. Pour des procédures légales, des litiges au tribunal de commerce, vous devrez également produire un extrait Kbis. Ne le confondez pas avec une annonce légale ou l’attestation de parution qui n’a pas du tout la même finalité et valeur juridique.
Pour être valable, ce document doit avoir été émis dans les 3 derniers mois maximum. N’essayez pas d’en fournir un plus vieux. Cela créerait le doute sur l’état de votre entreprise : on pourrait penser que vous cherchez à cacher quelque chose.
Véritable carte d’identité d’une entreprise, l’extrait kbis ou K comprend toutes les informations utiles à l’identifier.
Il reprend les informations contenues dans vos statuts : raison sociale, sigle, enseigne, forme juridique (SARL, SA, GIE, SCI...), montant du capital social adresse du siège social, durée de vie de la société, date de constitution, activité détaillée, fonction, nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes.
Les autres informations sont liées à votre immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou à l’organisme qui enregistre votre activité : nom du greffe d'immatriculation, numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et code NAF.
Si vous en avez déclaré un, le Kbis mentionne le nom de domaine du ou des sites internet de l'entreprise, la référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.
En plus de toutes ces données, le document liste toutes les décisions du tribunal de commerce vous concernant en matière de procédures collectives : sauvegardes, redressements et liquidations judiciaires.
Gardez en tête que ce document est une donnée publique consultable assez facilement et pour moins de 4 euros. Il est possible d'obtenir un KBIS en ligne, ou en se rendant sur place (au greffe du tribunal de commerce pour un extrait Kbis ou à la chambre des métiers et de l’artisanat pour un extrait D1. Une entreprise qui voudra se renseigner sur votre société peut donc tout à fait le faire pour un coût assez modique.
Par ailleurs, depuis fin 2019, il est possible d'obtenir un KBIS gratuit mais seulement au format numérique. Pour ce faire, il faut se connecter au site https://www.monidenum.fr/
