Le Kbis est un document qui récapitule les différentes mentions qui ont été fournies pour l’inscription de la société commerciale au registre du commerce et des sociétés. Son utilité principale, est de justement prouver cette immatriculation au RCS, mais également de donner des renseignements utiles sur la société commerciale.
Une demande d’un extrait Kbis peut être effectuée à l’initiative de l’entreprise ou de tout tiers. Et cela pour différentes raisons :
Une entreprise peut demander que lui soit produit un exemplaire de son extrait Kbis, lorsqu’elle a besoin de prouver son existence ainsi que certaines informations la concernant, auprès de ses partenaires commerciaux et sociaux.
C’est le cas notamment, lorsque l’entreprise participe à des appels à manifestation d’intérêt ou des appels d’offres. Les banques requièrent également qu’une copie de l’extrait Kbis soit fournie dans le dossier d’ouverture d’un compte professionnel. Il en est de même pour les organismes d’assurances auprès desquelles la société commerciale, souscrit une assurance professionnelle.
Pour les tiers, ce sont principalement les partenaires commerciaux, notamment les fournisseurs, qui en font la demande. Mais il y a également des personnes qui font l’objet d’une sollicitation de la part de l’entreprise, comme certains organismes de financement.
Certains instituts de sondage ou d’études économiques, effectuent aussi des demandes d’extrait Kbis pour l’établissement de statistiques.
Il est possible d’obtenir un Kbis, de deux manières :
Cependant, la procédure en ligne ne peut pas être faite pour les sociétés commerciales dont le siège social est en Guyane, en Alsace ou en Moselle. Pour ces deux régions métropolitaines, la demande par voie de dossier, doit être faire auprès de la chambre commerciale du tribunal d'instance ou de grande instance.
L’extrait Kbis peut être retiré au guichet ou par voie postale, si la demande a été faite par dépôt de dossier.
Lorsque la demande est faite en ligne, le retrait consiste en un téléchargement de l’extrait sur le site ou de sa réception sous format électronique par courriel.
Il est de 3,12 € pour les retraits au guichet et de 3,89 € pour sa réception par courrier postal. Pour le retrait électronique, le coût est de 5,46 €.
Il est à noté que certains sites privés et autres proposent un service équivalent au Greffe mais le prix est bien supérieur, pouvant aller de 15 € à 29 € HT.
Depuis 2019, il est possible d'obtenir un KBIS gratuitement dans sa version numérique. Pour ce faire, il faut se connecter au site MONIDNUM.
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