Le Kbis est la carte d’identité d’une société immatriculée au registre du commerce et des sociétés. Il atteste légalement et officiellement que la structure existe au niveau juridique et a une personnalité morale. Ce document peut être demandé lors d’une ouverture de compte dans une banque, d’une candidature à un appel d’offres, etc. Délivré par le greffe du tribunal de commerce au moment de l’immatriculation, l’extrait Kbis doit être mis à jour à chaque événement qui intervient au cours de la vie sociale de la société. D’ailleurs, pour être opposable et faire foi, ce document doit généralement dater de moins de 3 mois. Pour obtenir son extrait Kbis, la société doit en principe faire une demande auprès du greffe de tribunal de commerce dont elle dépend. Cette formalité a un coût. Toutefois, il est possible d’obtenir ce document gratuitement. Voici comment.
En tant que carte d’identité de la société, l’extrait Kbis contient toutes les informations relatives à son existence telle qu’elles apparaissent dans ses statuts, autrement dit :
En outre, le Kbis contient également d’autres informations essentielles telles que :
Tout intéressé peut demander le Kbis d’une entreprise.
Bon à savoir : l’absence de Kbis est considérée comme un délit de travail dissimulé.
Auparavant, la demande de Kbis se faisait uniquement auprès du greffe du tribunal de commerce dont la société dépend ou du centre de formalités des entreprises compétent. La demande pouvait être effectuée sur place, par courrier ou en ligne via le site infogreffe.fr. Pour limiter les frais de demande de Kbis, l’entreprise avait le choix de souscrire un abonnement dont la durée se limitait à 24 mois. Ainsi, elle bénéficiait d’un envoi périodique et automatique du document. Depuis 2019, un portail sécurisé 100 % en ligne a été mis en place par les greffiers des 134 tribunaux de commerce français en partenariat avec Infogreffe afin de simplifier les démarches administratives des entrepreneurs auprès des greffes. Ce portail baptisé MonIdenum permet aux mandataires sociaux des entreprises françaises de :
Toutes les personnes physiques (entrepreneur individuel) et morales (SAS, SARL, SCI, etc.) inscrites au registre du commerce et des sociétés, au registre spécial des agents commerciaux (RSAC) ou au registre spécial des entrepreneurs indépendants à responsabilité limitée (RSEIRL) peuvent télécharger gratuitement leur extrait Kbis sur le site MonIdenum. Pour les entrepreneurs individuels qui exercent une activité artisanale et inscrits au répertoire des métiers (RM), ils doivent contacter le centre de formalités des entreprises (CFE) auquel ils sont rattachés.
Toutefois, ce service se limite à la consultation et au téléchargement de ce document. Les démarches de création et d’immatriculation restent la compétence du greffe du tribunal du commerce et sont payantes.
Pour accéder au site MonIdenum, le représentant légal de l’entreprise doit s’enregistrer et recevoir sa clé d’authentification unique. Pour ce faire, il doit :
Si toutes les informations ont bien été renseignées, le compte est immédiatement validé.
Pour télécharger gratuitement l’extrait Kbis, il suffit alors de :
Le représentant légal peut ensuite imprimer le document au format PDF.
L’identité du représentant légal de l’entreprise est comparée avec celle des personnes inscrites sur le registre du commerce et des sociétés au moment de l’activation du compte, mais aussi chaque fois qu’il entreprend une mise à jour de l’extrait Kbis de son entreprise. De ce fait, il est le seul à pouvoir télécharger le document.
Pour chaque événement qui intervient dans la vie de l’entreprise et qui modifie les statuts (changement de dénomination sociale, transfert du siège social, modification de la forme juridique ou de l’objet social, augmentation ou réduction du capital social, changement de dirigeant dans le cas où il figure dans les statuts, etc.), l’extrait Kbis doit être modifié en conséquence. Pour le moment, le service MonIdenum ne permet pas de modifier directement en ligne et de manière gratuite l’extrait Kbis. Pour ce faire, le représentant légal doit se rendre sur le site officiel infogreffe.fr, se connecter à son compte et suivre les étapes :
Il peut également se rendre auprès du tribunal de commerce ou se rapprocher de son CFE. Ce bien sûr, après avoir accompli toutes les démarches obligatoires, c’est-à-dire :
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