La note de frais permet le suivi et le remboursement des dépenses engagées personnellement par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Il s'agit par exemple des frais de repas d'affaires, de déplacement pour une mission, d'hébergement, d'abonnement téléphonique ou internet. Les notes de frais sont souvent sous forme de fiches comportant les dépenses avec leurs justificatifs. Moteur essentiel du fonctionnement de toute entreprise, les dépenses du personnel doivent être minutieusement suivies. Cet article présente quelques conseils pour bien gérer vos notes de frais.
Les notes de frais sont traitées de façon mensuelle par le service financier en général. Tous les renseignements légaux relatifs à la note de frais ainsi que les justificatifs des dépenses (les factures par exemple) doivent être conservés par les services comptables.
Vos notes de frais doivent comporter les informations sur le collaborateur ayant engagé les dépenses et la date de ces dernières. Elles doivent aussi contenir le montant hors taxes de la dépense, la TVA, le montant TTC, le motif et le justificatif.
Ensuite, il faut procéder à l'enregistrement des notes de frais en les ajoutant au débit, dans le compte de classe 6 du Plan comptable général. La TVA sera déduite comme c'est le cas pour une dépense quelconque de l'entreprise (sauf exception).
Les applications qui peuvent vous aider dans la gestion des notes de frais de votre entreprise sont nombreuses. Aujourd'hui, des outils performants existent pour vous faciliter la tâche. Il faut néanmoins savoir que tous les logiciels de gestion des notes de frais ne correspondent pas aux besoins de mobilité de vos collaborateurs.
Quelques fonctionnalités sont indispensables à un logiciel de note de frais si vous souhaitez qu'il soit efficace. Il s'agit principalement de l'ergonomie, et de la possibilité de prendre des photos des justificatifs. Il faut également s'assurer que le logiciel choisi enregistre et affiche l'historique du traitement des notes de frais. De plus, un logiciel efficace doit pouvoir vous aider à suivre le processus de traitement : validé, traité, en cours… Il doit également faciliter la gestion de modes de transports variés, des achats en temps réel, et l'exportation des données. Une interface de gestion comptable est également un réel atout. Disponibles sur smartphone, de telles applications peuvent fonctionner en mode déconnecté. C'est très pratique.
La numérisation de la gestion des notes de frais permet de faciliter les procédures de traitement des données fournies par les collaborateurs. Elle permet également la détection d'éventuelles fraudes. En effet, certains salariés aiment créer de faux frais afin d'être remboursés doublement ou ils surestiment leurs dépenses. Il existe donc la possibilité de comparer les dépenses de différents collaborateurs.
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Les dépenses dont on tient compte dans l'établissement des notes de frais doivent être bien précisées, avec le cadre dans lequel elles s'appliquent. Pour mieux les canaliser, vous pouvez aussi :
Vous avez la possibilité de fixer un plafond pour le montant des dépenses. Cette action permet d'éviter le dépassement du budget alloué aux notes de frais. Des maxima pourraient être indiqués pour chaque dépense, tout en spécifiant clairement leur non-remboursement si la limite fixée est dépassée.
Il faudra également définir également un délai maximum au-delà duquel il sera impossible de se faire rembourser. Cela favorisera la transmission des documents nécessaires dans des délais acceptables. C'est un gain de temps pour le service comptable.
Si les employés font les dépenses de leurs propres poches, il peut être difficile de les contrôler. Pour cela, il est souvent recommandé de mettre à la disposition des salariés des comptes ou des cartes prépayées. Un plafond à ne pas dépasser sera défini ou un montant fixe y sera chargé. Le salarié devra justifier ultérieurement ses dépenses. Cela évite les pertes de temps en cas de remboursement et d'éventuelles frustrations du personnel.
Il faut retenir que la bonne gestion des notes de frais, dans des délais courts, peut contribuer à la croissance d'une entreprise. Adoptez les règles indiquées dans cet article et pour vous faciliter la tâche, utilisez un logiciel de gestion de notes de frais adapté.
