FacebookTwitter
  • Qui sommes-nous?
  • Mentions Légales
  • Plan du site
  • Contact
  • Entreprendre
    • Créer son entreprise
    • Business plan
    • Franchise
    • Micro-entrepreneur
    • Modification d'entreprise
  • Financer son entreprise
  • Gérer son entreprise
    • Information & Communication
    • Logistique
    • Internet / référencement
    • Finance / gestion
    • Ressources Humaines
    • Commercial & Marketing
  • Se développer
    • International
    • Développement durable
    • Stratégie / Management
    • Innovation
    • Aides & Subventions
  • Juridique & Fiscalité
    • Droit du travail
    • Droit des sociétés
    • Droit social
    • Règlementations
    • Propriété intellectuelle
Gérer son entreprise > Finance / gestion > Comment gérer efficacement vos notes de frais ?

Comment gérer efficacement vos notes de frais ?

( 0 )
Création : 20 février 2020 Écrit par Administrator
Tweet
Share

Gérer les notes de frais

La note de frais permet le suivi et le remboursement des dépenses engagées personnellement par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Il s'agit par exemple des frais de repas d'affaires, de déplacement pour une mission, d'hébergement, d'abonnement téléphonique ou internet. Les notes de frais sont souvent sous forme de fiches comportant les dépenses avec leurs justificatifs. Moteur essentiel du fonctionnement de toute entreprise, les dépenses du personnel doivent être minutieusement suivies. Cet article présente quelques conseils pour bien gérer vos notes de frais.

 

 

 

Production des notes de frais : que faut-il faire de façon concrète ?

 

Les notes de frais sont traitées de façon mensuelle par le service financier en général. Tous les renseignements légaux relatifs à la note de frais ainsi que les justificatifs des dépenses (les factures par exemple) doivent être conservés par les services comptables.

Vos notes de frais doivent comporter les informations sur le collaborateur ayant engagé les dépenses et la date de ces dernières. Elles doivent aussi contenir le montant hors taxes de la dépense, la TVA, le montant TTC, le motif et le justificatif.

Ensuite, il faut procéder à l'enregistrement des notes de frais en les ajoutant au débit, dans le compte de classe 6 du Plan comptable général. La TVA sera déduite comme c'est le cas pour une dépense quelconque de l'entreprise (sauf exception).

 

Utiliser un logiciel de gestion de notes de frais

 

Gestion des notes de frais

 

Les applications qui peuvent vous aider dans la gestion des notes de frais de votre entreprise sont nombreuses. Aujourd'hui, des outils performants existent pour vous faciliter la tâche. Il faut néanmoins savoir que tous les logiciels de gestion des notes de frais ne correspondent pas aux besoins de mobilité de vos collaborateurs.

Quelques fonctionnalités sont indispensables à un logiciel de note de frais si vous souhaitez qu'il soit efficace. Il s'agit principalement de l'ergonomie, et de la possibilité de prendre des photos des justificatifs. Il faut également s'assurer que le logiciel choisi enregistre et affiche l'historique du traitement des notes de frais. De plus, un logiciel efficace doit pouvoir vous aider à suivre le processus de traitement : validé, traité, en cours… Il doit également faciliter la gestion de modes de transports variés, des achats en temps réel, et l'exportation des données. Une interface de gestion comptable est également un réel atout. Disponibles sur smartphone, de telles applications peuvent fonctionner en mode déconnecté. C'est très pratique.

La numérisation de la gestion des notes de frais permet de faciliter les procédures de traitement des données fournies par les collaborateurs. Elle permet également la détection d'éventuelles fraudes. En effet, certains salariés aiment créer de faux frais afin d'être remboursés doublement ou ils surestiment leurs dépenses. Il existe donc la possibilité de comparer les dépenses de différents collaborateurs.

A lire également : Comment choisir un logiciel comptable ?

 

Établir des règles claires et précises

 

Les dépenses dont on tient compte dans l'établissement des notes de frais doivent être bien précisées, avec le cadre dans lequel elles s'appliquent. Pour mieux les canaliser, vous pouvez aussi :

  • Fixer des limites ;
  • Proposer des moyens de paiement facilement contrôlables.

 

Fixer un plafond de dépenses et un délai de transmission des notes de frais

Vous avez la possibilité de fixer un plafond pour le montant des dépenses. Cette action permet d'éviter le dépassement du budget alloué aux notes de frais. Des maxima pourraient être indiqués pour chaque dépense, tout en spécifiant clairement leur non-remboursement si la limite fixée est dépassée.

Il faudra également définir également un délai maximum au-delà duquel il sera impossible de se faire rembourser. Cela favorisera la transmission des documents nécessaires dans des délais acceptables. C'est un gain de temps pour le service comptable.

 

Créer un canal pour les dépenses des salariés

Si les employés font les dépenses de leurs propres poches, il peut être difficile de les contrôler. Pour cela, il est souvent recommandé de mettre à la disposition des salariés des comptes ou des cartes prépayées. Un plafond à ne pas dépasser sera défini ou un montant fixe y sera chargé. Le salarié devra justifier ultérieurement ses dépenses. Cela évite les pertes de temps en cas de remboursement et d'éventuelles frustrations du personnel.

Il faut retenir que la bonne gestion des notes de frais, dans des délais courts, peut contribuer à la croissance d'une entreprise. Adoptez les règles indiquées dans cet article et pour vous faciliter la tâche, utilisez un logiciel de gestion de notes de frais adapté.

 

Les articles liés à la comptabilité

 

  • Comment choisir un logiciel comptable ?
  • Comment gérer ses notes de frais ?
  • Le système d'information ERP
  • Comment gérer la paie en entreprise ?
  • Comment organiser sa comptabilité ?
  • Choisir un logiciel de gestion
Tweet
Share
Ajouter un Commentaire
JComments

Newsletter

Abonnez vous à la newsletter pour recevoir nos articles et bon plans
Email * :
* champ obligatoire.

qonto

Plus d'articles ...

  • 2010 : un budget de trésorerie essentiel
  • 3 stratégies pour augmenter le capital de sa PME
  • 5 points clés pour réussir la dématérialisation de ses factures clients
  • Achat, une fonction aux responsabilités grandissantes dans l'entreprise !
  • Attestation fiscale en ligne : c'est possible !

Espace privé



  • Vous avez oublié votre mot de passe ?
  • Vous avez oublié votre identifiant ?

Derniers articles

  • Les outils à disposition des indépendants pour la gestion quotidienne de leur activité
  • Fournisseurs pour l'ouverture d'un restaurant : comment les choisir ?
  • TPE PME : Pourquoi et comment acheter vos fournitures de bureau ?
  • Quelle est l’utilité des tablettes durcies pour les professionnels ?
  • Que faut-il savoir sur la certification Qualiopi ?
  • Améliorer la productivité de son entreprise en 2021
  • Peut-on se faire livrer ses repas sur son lieu de travail ?
  • Les avantages de la téléphonie IP pour les entreprises
  • Comment assurer le bien-être de ses collaborateurs au bureau ?
  • Nettoyage en entreprise : qu’est-ce que l’annexe 7  ?
  • Comment choisir sa société de transport de marchandises ?
  • Renouvellement du bail commercial : comment ça marche ?
  • Les tablettes et iPad : comment en faire la meilleure expérience en entreprise ?
  • Exonération d'impôts sur les frais professionnels liés au télétravail
  • Pourquoi est-il important de prendre soin de l’environnement de travail en PME ?

Nos articles populaires

  • La SCI
  • La SAS
  • La SARL
  • L'auto-entrepreneur
  • Créer une entreprise
  • Modifier son entreprise
  • Comment obtenir un KBIS ?
  • Ouvrir un compte professionnel
CSS Valid | XHTML Valid | Top | + | - | reset | RTL | LTR
Copyright © Youedition 2021 All rights reserved. Custom Design by Youjoomla.com
YJSimpleGrid Joomla! Templates Framework official website
Finance / gestion