Avec la course à la digitalisation actuelle, la signature électronique pour les PME s’érige de plus en plus au rang de pratique destinée à renter dans les mœurs. Si la signature manuscrite était conçue comme le gage d’engagement par excellence, la donne tend maintenant à évoluer.
Ce changement n’a cependant pas lieu au détriment de la valeur intrinsèque attachée au concept de signature. Seule la modalité employée, la manière de signer s’en trouve affectée.
A l’égard des PME qui priorisent la productivité et pour lesquelles fiabilité et gain de temps constituent des valeurs à rechercher impérativement, la signature électronique présente des atouts inédits. Mais surclasse-t-elle pour autant sa bonne vieille variante manuscrite ?
En supprimant certaines des tâches associées à la paperasse, la signature électronique permet à une PME de dédier une part supplémentaire de ses ressources à la création de valeur.
En éclipsant son pendant manuscrit, la signature électronique a une conséquence évidente : elle n’impose pas de signer sur papier. En réduisant les quantités de papier nécessaires au fonctionnement d’une entreprise, cette innovation a pour effet de réduire son empreinte écologique.
Sa généralisation au sein des PME constitue donc une application efficace des principes du développement durable.
Dans une logique d’accroissement de la productivité, la signature électronique apporte plus de fluidité aux PME dans leurs échanges.
Ainsi, pour signer des devis, contrats, factures ou autres types de documents, ou pour les faire signer par les divers partenaires de l’entreprise, une rencontre physique des signataires n’est pas nécessaire. Tout peut se faire via un ordinateur, une tablette ou encore un smartphone.
Cette simplification a l’avantage particulier d’être valable même lorsque le partenaire signataire est hors des locaux de l’entreprise, voire éloigné de plusieurs milliers de kilomètres.
La signature électronique permet de réaliser des économies à l’égard de nombreuses charges.
En rendant possible la signature quasiment instantanée d’un même document par plusieurs parties prenantes, même lorsque celles-ci sont situées en différents points du globe, elle évite les coûts de déplacement et les délais d’expédition successifs que toute autre alternative fiable imposerait.
De même, les charges constituées par le papier, les imprimantes, les cartouches d’encre, les armoires de rangement, les frais d’expédition, les espaces et le temps d’archivage, et dont le cumul a un effet sensible sur l’activité des PME, connaissent une fonte substantielle dès lors que ces entreprises adoptent la signature électronique.
En permettant une automatisation et une digitalisation complète des processus qui concourent à l’activité professionnelle, la signature électronique entraine une réduction, voire une suppression des risques de perte ou de destruction de documents.
La signature électronique n’a pas pour seul avantage de permettre l’optimisation des ressources. Pour être considérée comme étant utile, il est impératif qu’elle remplisse aussi des critères de fiabilité suffisants pour offrir le niveau de fonctionnalité requis pour les activités d’une PME.
La signature électronique contient des chaines de caractères encodés qui, bien qu’intégrés au document, ne sont ni visibles ni accessibles. Parce qu’elle contient des données sur le signataire, elle permet de l’identifier avec une certitude juridiquement valable jusqu’à preuve du contraire.
Cette solution empêche en outre toute modification du document après sa signature. Au cas éventuel où une quelconque méthode a pour effet de forcer une modification du contenu, le document perd alors toute validité et l’auteur de la signature n’est plus engagé.
Un avantage supplémentaire est conféré par l’horodatage qui permet de garder une chronologie précise et fiable de chaque intervention effectuée sur le document signé électroniquement.
La signature électronique constitue au regard de la loi, un procédé d’identification fiable qui établit un lien certain entre le signataire et le document signé. En raison des garanties qu’elle offre, elle possède en France la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
De ce fait, elle est recevable devant un tribunal, au même titre qu’un document signé à la main. Mais pour cela, un procédé avancé de signature doit être employé. La méthode de signature doit donc émaner d’un prestataire de services de certification électronique comme Universign.
La signature d’Universign offre en effet toutes les garanties nécessaires à une PME. Sa fiabilité est assurée grâce à sa conformité au règlement eIDAS qui, en matière de signature électronique, harmonise les diverses législations internes en Europe.
Elle garantit donc des transactions numériques à la fois équitables, sécurisées et valables dans toute la zone euro.
La signature électronique peut être apposée sur des documents de divers formats. Ainsi, les fichiers .doc, .jpg ou encore .xml peuvent en faire l’objet.
Pour renforcer le caractère pratique de la solution, certains prestataires permettent d’intégrer un bouton de signature à des logiciels de gestion. Cela constitue un gain de temps supplémentaire pour une PME.
Il est également possible de disposer d’une interface de signature personnalisée, adaptée au contexte particulier de l’activité d’une PME.
De manière générale, tout professionnel, même avec des compétences à peine balbutiantes en informatique, peut sécuriser ses échanges commerciaux à l’aide de cette solution innovante qu’est la signature électronique.
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