La volonté de sous-traiter peut être motivée par plusieurs raisons :
Le manque de personnel : un pic de charge se produit dans votre entreprise, il est ponctuel et vous ne souhaitez pas investir dans un plan d'embauche, l'avenir restant incertain.
Le manque de compétences : un besoin client spécifique vient d'émerger et vous ne disposez pas des ressources au sein de vos propres équipes. Là encore, une embauche est exclue compte tenu du fait que ce besoin est exceptionnel, la sous-traitance s’impose.
Vous souhaitez réduire vos coûts de fonctionnement : la sous-traitance est alors synonyme de réduction des frais de locaux et de matériel, la société sous-traitante étant alors en charge de ces frais. De plus, dans certaines grandes entreprises, le coût horaire du personnel interne à l’entreprise est parfois deux fois supérieur au coût horaire d’un sous-traitant, le gain financier est alors immédiat.Votre décision est prise, vous souhaitez sous-traiter : il faut désormais consulter les différentes sociétés qui seront en mesure de répondre à votre demande.
Cela passe par la rédaction d’un cahier des charges détaillé, qui devra clairement décrire la prestation attendue et les moyens qui seront mis en œuvre pour valider le respect de ce cahier des charges. Ensuite, il vous faudra rencontrer les différentes sociétés, analyser leurs propositions, évaluer leurs compétences techniques, comprendre leur chiffrage. C’est phase avant-projet est primordiale et doit être menée avec la plus grande attention, car c’est elle qui va définir le contenu de la prestation, et la qualité du produit que vous allez en retirer. Un cahier des charges mal ficelé est la garantie d’un travail mal compris, et donc d’un résultat en dessous de vos attentes.
Une fois le sous-traitant sélectionné, le projet peut démarrer. Un suivi de projet est alors indispensable, avec des points de synchronisation réguliers (quotidiens, ou hebdomadaires, en fonction de la nature du projet). Il est important d’éviter « l’effet tunnel », qui consiste à lancer une sous-traitance et récupérer le résultat des travaux à la fin, sans aucun contrôle intermédiaire. Les points de synchronisation permettent de mettre en avant les problèmes, proposer des solutions, valider l’avancement et le planning. La planification est en effet primordiale quand l’activité sous-traitée doit s’insérer dans un planning de développement global, avec des jalons de livraison intermédiaires : un sous-traitant en retard, ou un produit mal conçu, et c’est le planning global du projet qui risque d’être remis en cause.
La sous-traitance arrive à sa fin, la livraison du produit vient d’avoir lieu. Il va alors falloir faire une revue d’acceptation de ce produit, en suivant les critères qui ont été identifiés dans le cahier des charges : les délais ont-ils été respectés ? Toutes les exigences ont-elles été réalisées ? Comment s’est effectuée la validation ? Quels sont les problèmes restant à corriger ? Autant de questions à se poser pour valider le travail de votre prestataire, à compléter bien évidemment par votre propre validation produit, qui doit confirmer les résultats apportés par votre sous-traitant.On se rend alors compte que suivre la sous-traitance est une activité à part entière, qui doit être gérée par une ou plusieurs personnes en fonction de la taille du projet. Beaucoup de sociétés négligent cet aspect « suivi de sous-traitances » et en payent alors le prix en fin de projet…
David Arneau - Société AD-WAIBE- Création de sites Internet à Bordeaux
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