Pas facile quand on dirige une jeune boite de confier à d’autres une partie de ses activités, quand la moindre décision a un impact immédiat et visible sur la vie de l’entreprise.
Voici quelques conseils pratiques qui vous permettront d’éviter les écueils habituels d’un projet d’externalisation.
Avant d’externaliser
L’idée d’externaliser une ou plusieurs compétences peut naître de nombreuses attentes : gain de temps, flexibilité, économies financières, apport d’expertise, etc. Avant de prendre une quelconque décision, posez-vous les bonnes questions : externaliser va-t-il m’apporter une réelle valeur ajoutée ? Est-ce que je ne cours pas un risque à ne pas maîtriser telle ou telle compétence ?
Apporter de nouvelles compétences à l’entreprise peut se faire de plusieurs manières : stagiaire, job étudiant, apprenti, freelance, salarié, prestataire spécialisé, externalisation offshore… La nature de la mission, le degré d’expertise nécessaire, le niveau de risque que vous êtes prêt à accepter ou encore la viabilité de la solution sur le long terme sont autant de critères qui devront vous guider dans votre choix.
Quelle que soit la solution vers laquelle vous vous orientez, il est indispensable de mettre au clair, par écrit, ce que vous attendez de la mission. Quelles sont les responsabilités exactes que je souhaite déléguer ? Quelle sera la durée de la mission ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Cette démarche vous aidera dans le choix de la meilleure solution d’une part, et d’autre part constituera une excellente base pour l’élaboration d’un cahier des charges ou d’une fiche de mission.
Le choix du prestataire
Prenez le temps de comparer plusieurs offres, au niveau du rapport qualité/prix bien évidemment, mais surtout parce que le regard de spécialistes apportera un éclairage nouveau à votre projet. Posez des questions, écoutez les réponses, interviewez des clients : c’est la meilleure manière de vous faire une idée de la capacité du prestataire à vous apporter une réelle valeur ajoutée.
Externaliser implique mécaniquement une interaction soutenue avec le prestataire, qui sera amené à intervenir très régulièrement chez vous ou avez vous. Une confiance mutuelle est alors nécessaire pour que la réussite soit au rendez-vous. Lors de vos consultations, notez bien la disponibilité et la réactivité de vos interlocuteurs, leur capacité à comprendre vos problématiques : les échanges de mails sont à ce titre souvent révélateurs !
Les conditions contractuelles proposées doivent être claires et sans ambigüité : le contrat doit vous protéger tout autant que le prestataire. Un des critères de choix est l’engagement demandé : un prestataire de qualité ne cherchera pas à vous « enfermer » dans un contrat à trop long terme. Dans le cas de l’externalisation offshore, veillez à ce que les contrats soient bien soumis au droit français : vous ne voudriez pas avoir à traverser la moitié du globe pour régler un litige !
Avant de signer le contrat, assurez vous que le prestataire vous propose une continuité dans le suivi de la mission. En cas de problème, il est indispensable que vous ayez toujours une personne à joindre qui connaît votre projet et a la possibilité d’intervenir rapidement. Dans le cas de l’externalisation offshore, privilégiez un prestataire disposant d’un encadrement français, pour faciliter les échanges.
Le lancement de la mission
Ne prenez pas le risque de signer sans être sûr qu’au départ au moins, votre engagement est limité. Un test, de quelques jours à quelques mois en fonction de la mission et de l’investissement, sera un bon moyen d’évaluer les compétences du prestataire et de valider le choix de l’externalisation de la mission.
Un comité de pilotage, composé de membres de votre équipe et de celle du prestataire, vous donnera une bonne visibilité sur le déroulement de la mission, les résultats atteints et les réorientations à mettre en place le cas échéant. Vous pouvez vous réunir mensuellement par exemple, voire plus régulièrement au départ pour éclaircir toutes les zones d’ombre et partir sur de bonnes bases.
Tout au long du déroulement de la mission, assurez un suivi régulier des actions menées et des résultats atteints. Vous pouvez définir des critères d’évaluation, et demander des rapports d’activité réguliers au prestataire. Cette démarche vous permettra d’évaluer facilement la rentabilité de l’opération sur le long terme.
François SOLIGNAC
Directeur Général d'Asareo
Marie COMBY
Directrice commerciale
