Depuis l'avènement du numérique, les entreprises cherchent constamment à optimiser leurs processus, réduire leurs coûts et renforcer leur sécurité. La dématérialisation des factures se présente comme une réponse concrète à ces enjeux majeurs.

Qu'est-ce que la dématérialisation des factures ?

Définition

Pour gagner en productivité, les entreprises tendent de plus en plus à digitaliser différents aspects de leur activité. Parmi ces stratégies novatrices, la dématérialisation des factures devient une actuellement une nécessité pour les professionnels. Concrètement, ce processus consiste à remplacer les factures sous format papier en documents électroniques.

On distingue deux types de factures dématérialisées :

• La facture numérisée
• La facture électronique

La facture numérisée est une simple reproduction d'une facture papier. La facture électronique est, quant à elle, un modèle créé nativement au format numérique. Cette dernière est conforme à des normes et des réglementations spécifiques.

Les avantages et contraintes de la dématérialisation des factures

Les bénéfices pour l'entreprise émettrice

Le traitement de factures dématérialisées est généralement automatisé, ce qui permet de minimiser leur délai de traitement. Les entreprises gagnent ainsi plus de temps pour être productives.

La réduction des coûts fait également partie des intérêts de dématérialiser ses factures. Comme tout se fait en ligne, il n'est plus nécessaire de prévoir un budget spécifique pour l'impression, le stockage ou encore l'archivage des factures en papier. Par ailleurs, les factures électroniques sont sécurisées par des protocoles stricts et peuvent être tracées en temps réel.

Enfin, dématérialiser, c'est aussi et surtout agir pour la planète ! En passant au numérique, les entreprises réduisent leur consommation de papier et contribuent ainsi à la préservation des forêts.

Un investissement initial important

Si cette solution présente des atouts non négligeables, sa mise en œuvre peut impliquer des coûts importants. Pour déployer un système de dématérialisation de facture efficace, les entreprises doivent en amont investir dans des logiciels et des formations en interne.

Comment dématérialiser ses factures ?

La dématérialisation des factures est une transition parfois difficile à gérer pour les entreprises. Et pour cause, c'est un processus souvent complexe et qui nécessite de connaître précisément ses besoins. Le volume des factures, les processus anciennement établis et les ressources disponibles sont autant de critères à analyser pour trouver une solution adaptée.

Le déploiement d'une solution de dématérialisation implique également une formation complète du personnel. La mise à disposition de ressources informatives, de tutoriels et de FAQ peut aider les employés à s'approprier le nouveau système.

Règlementations relatives aux factures électroniques

La facturation électronique est obligatoire pour les entreprises françaises qui vendent à l'État et ses collectivités. Pour tous les échanges commerciaux entre les entreprises françaises, cette obligation deviendra effective à compter de septembre 2026.

En France, les factures électroniques doivent renseigner certaines informations, dont :

• L'identité de l'émetteur et du destinataire de la facture (nom, adresse, numéro de SIRET)
• Le numéro de la facture, la date d'émission et la date de la vente ou de la prestation
• La description des produits ou services fournis
• Le prix unitaire HT, le taux de TVA appliqué et le prix TTC
• Le montant total de la facture HT et TTC
• Les informations sur le paiement.

Bon à savoir : l'absence de l'une ou plusieurs de ces mentions obligatoires peut entraîner des sanctions pour l'entreprise émettrice.

Pour qu'une facture soit légale, l'authenticité et l'origine doivent explicitement être démontrées. Pour ce faire, l'émetteur devra impérativement joindre à son document une signature électronique valide ou un cachet électronique qualifié.

Conclusion

Gain de temps, réduction des coûts, sécurisation des transactions, traçabilité… La dématérialisation des factures est une approche innovante et avantageuse pour les entreprises. Certes, sa mise en place peut impliquer des coûts et des défis à relever, mais les bénéfices à long terme restent indéniables.