Il n’y a pas de règles valables pour tous les managers, mais optimiser son temps de travail nécessite de persévérer dans le temps. L'essentiel réside dans la préparation et la délégation. Il faut planifier, organiser et gérer son temps.
Pour savoir organiser des journées de travail, le manager doit être capable de mettre un ordre de priorité à côté de chaque tâche, et donc de les calibrer en fonction de son importance. Afin de déterminer le niveau d’importance d’une tâche, il suffit de se poser deux questions : quel est le degré d’urgence de la tâche ? Que va-t-elle m’apporter ? Tout ne peut pas - et ne doit pas - être qualifié d’urgent.
D’une part, il est primordial de bien informer son assistante et/ou son équipe des actions en cours et à venir. D’autre part, régulièrement, je constate que les managers ne délèguent pas assez. S’il y a des freins à la délégation, il faut les identifier. Et même si cela semble parfois difficile, je conseille de confier un certain nombre de tâches supplémentaires à son assistante ou son équipe. Cela permettra de gagner du temps tout en lui donnant le sentiment d’être valorisée. Pour apprendre à déléguer, les managers doivent évaluer le temps nécessaire pour la formation des managés et les avantages immédiats et à plus long terme. Enfin, je recommande vivement de faire un point quotidien avec son assistante et/ou son équipe d’environ 20 minutes. Etablir un suivi est essentiel pour définir les actions à venir par rapport aux objectifs fixés.
Il est indispensable d’anticiper les actions à venir. Je préconise d’ailleurs de faire fréquemment le point sur ce qui est important mais pas encore urgent.
Toute organisation du temps demande de savoir gérer ses priorités dans un temps défini à l’avance. Après avoir repris la liste de ses priorités, les managers peuvent définir pour chacune d’entre elles la durée estimée pour l’accomplir (prévoyez large, car chaque jour à son lots d’imprévus) et la date à laquelle elle doit être terminée. Cette action permettra ensuite de construire un planning prévisionnel par jour, par semaine et par mois.
Petite astuce : se munir d’un dictaphone pour enregistrer toutes les bonnes idées évitera les oublis !
Martine LAVERGNE-FEFER
Consultante-formatrice chez CSP Formation et psychologue du travail
