On en entend de plus en plus parler de ce terme que ce soit dans la sphère professionnelle ou même dans notre vie personnelle. L’archivage a fait son apparition dans les entreprises à une vitesse tout aussi impressionnante que l’avènement du digital en France. Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à avoir recours à ce procédé. Mais en quoi celui-ci consiste-t-il ? Nous allons vous présenter les caractéristiques de l’archivage numérique dans cet article et ce qu’il peut concrètement apporter aux entreprises.
Voyez-vous toute la paperasse qui traîne dans vos tiroirs chez vous ? Vous rêveriez de voir tout cela numérisé sur votre ordinateur… Et bien l’archivage numérique suit ce processus mais de manière plus conséquente puisque cela s’effectue à l’échelle d’une entreprise. Il s’agit donc d’enregistrer et sauvegarder des documents en version numérique. L’archivage numérique permet de digitaliser des documents physiques en les scannant et en les enregistrant.
On distingue deux étapes principales dans l’archivage numérique. Tout d’abord, il s’agit de stocker les documents en version digitale. Ensuite, il est nécessaire de sauvegarder les informations afin de bénéficier d’un contenu dupliqué permettant la mise en sécurité des documents.
Auparavant, le stockage pouvait être réalisé dans des disquettes ou des cd-rom. Aujourd’hui, la capacité de stockage et les technologies ont bien évoluées avec les serveurs qui offrent de nombreuses possibilités. De plus, la qualité de stockage est bien plus durable et sûre que sur des disquettes ou des cd-rom.
L’archivage numérique est une avancée bien plus importante qu’on pourrait le croire au sain des entreprises. En effet, il s’agit d’un gain de temps et d’argent considérable pour les entités professionnels. Il s’agit d’un moyen sécuriser pour stocker des documents importants voir confidentiels.
L’archivage papier était le procédé le plus couramment utilisé autrefois lorsque les documents avaient été traités. Aujourd’hui, l’archivage numérique permet de stocker un document mais également de le mettre à jour en temps réel. Il est ainsi possible de rechercher simplement et mettre à jours des données rapidement puis de les enregistrer. Un gain de temps est donc créé.
Le facteur de sécurisation documentaire est l’un des points forts de l’archivage numérique. En effet, l’archivage numérique évite la perte des données physiques comme avec le papier qui peut être détruit par un incendie ou une inondation.
Pour finir, l’archivage numérique c’est aussi une accessibilité bien plus aisée que les documents papiers. Il n’est plus nécessaire de posséder un lieu de stockage ainsi que du personnel de gestion. Tout est à porter de clic sur de multiples supports au sein de l’entreprise. De nombreux avantages qui poussent les entreprises à digitaliser leurs documents toujours plus !
