Avec l'avènement des entreprises 2.0, la communication s'avère plus que jamais incontournable dans la stratégie de toute organisation qui veut réussir, quel que soit son domaine. En interne, cela passe surtout par le partage de fichiers, qui est aujourd'hui un véritable levier de performance au sein des entreprises.
Le partage de fichiers se fait actuellement en ligne dans la plupart des entreprises. En effet, il s'agit d'une solution plus sécurisée et plus pratique lorsque l'on sait que la majorité des postes de travail sont connectés. Ainsi, le partage de fichiers en ligne consiste en la gestion, le partage et l'échange de documents à distance. Cela concerne tous les types de contenus numériques notamment les images, les documents textes, les présentations, les tableurs, les fichiers vidéo…
Le partage de fichiers en ligne permet, premièrement, de ne plus avoir à se plier aux limitations de taille de fichier imposées par les boîtes mails. En entreprise, les solutions de partage de fichiers comme les solutions Oodrive permettent d'avoir accès à des fonctionnalités très poussées. En effet, elles rendent la gestion et la centralisation des documents plus facile tout en sécurisant les partages.
Le partage de fichiers en ligne a aussi connu beaucoup de succès auprès des PME du fait de son ingéniosité. En effet, il est désormais possible d'avoir accès aux fichiers, quel que soit le support (tablette, PC, smartphone…) ou le système d'exploitation mobile utilisé (iOS ou Android). Cela a permis de faciliter la mobilité des employés puisqu'ils peuvent travailler et avoir accès à leurs fichiers même en déplacement.
À l'heure actuelle, les entreprises sont nombreuses à avoir opté pour un réseau interne pour le partage des fichiers. Il s'agit plus précisément de réseaux dont la mise en place et l'administration ont été confiées à un prestataire de type SSII ou un DSI (département technique interne). Des serveurs internes sont ainsi utilisés et nécessitent une mise à jour régulière. Ces réseaux internes étaient, il y a quelques années encore, la seule alternative à la disposition des entreprises pour échanger des fichiers de manière sécurisée même s'ils ont un coût plus élevé que le Cloud. Aujourd'hui, des solutions plus performantes sont disponibles en ligne et avec des coûts modulables selon les besoins de l'organisation.
Il y a quelques années encore, le PDF sécurisé et protégé par un mot de passe était la solution privilégiée au sein des PME pour l'échange de documents. Néanmoins, il faut savoir que c'est une solution désuète, car elle n'offre pas de protection infaillible et expose à des risques majeurs. En effet, il est relativement facile de pirater ces documents en passant outre leurs faibles barrières de sécurité. D'ailleurs, il suffit de faire une petite recherche sur internet pour voir toutes sortes de sites qui donnent toutes les étapes à suivre pour débloquer un fichier PDF sécurisé.
De plus, il faut rappeler qu'un document PDF sécurisé peut tout à fait être copié et enregistré sur un poste de travail, ce qui est impossible avec les solutions de partage plus avancées. Actuellement, il ne suffit plus de seulement chiffrer un fichier pour le sécuriser. En effet, il peut toujours être intercepté lors de la transmission, ce qui est d'autant plus problématique lorsque l'on sait que de nombreux administrateurs et autres dirigeants d'entreprises utilisent des messageries personnelles pour transférer leurs documents et que les envois ne sont pas sécurisés.
Les pirates peuvent détourner les barrières de sécurité au moment du transfert et de la réception du fichier, sans oublier les erreurs de manipulation purement humaines comme la sélection du mauvais destinataire lors de l'envoi du mail. De plus, le fait de conserver des fichiers dans une boîte mail non professionnelle ou un appareil électronique sans protection (tablette, smartphone...) peut être problématique pour l'entreprise en cas de vol.
Ainsi, les tops dirigeants de l'entreprise doivent constamment avoir en tête la protection des informations et données de l'organisation. Les administrateurs sont particulièrement concernés par l'échange et l'envoi d'informations confidentielles qui nécessitent d'être conservées et protégées lors de leur échange. En effet, seules des solutions de partage de fichiers professionnelles permettent de se prémunir réellement contre le vol, la perte ou le piratage des données.
Au sein d'une entreprise, il y a maintes et maintes situations qui mènent à l'échange de fichiers, quelle que soit leur nature. À l'heure où la communication est de mise, les collaborateurs de tous les départements doivent pouvoir partager et recevoir facilement les documents dont ils ont besoin. Il s'agit là même d'un des principaux enjeux du travail collaboratif. Plus le projet est d'envergure, plus le nombre d'acteurs impliqués augmente, avec un impact croissant sur le partage de fichiers.
Il convient donc d'optimiser ce dernier en permettant d'échanger librement, de pouvoir accéder à plusieurs versions du même fichier et d'en faciliter la consultation. Une solution professionnelle de partage de documents en ligne aide à la fluidification des échanges d'informations et booste ainsi la productivité de l'entreprise.
Le télétravail fait partie intégrante des modes de travail d'aujourd'hui, ce qui rend essentiel le fait de rendre disponibles les données en temps réel, sans limites de distance ou de localité. Ainsi, l'entreprise doit adopter des outils adéquats, tant du point de vue sécuritaire que du côté de l'accessibilité et de la synchronisation. Il devient alors impératif d'adopter une solution de partage de fichiers qui répond à des besoins spécifiques de mobilité des collaborateurs de l'entreprise. La traçabilité fait aussi partie des points essentiels en matière de partage de fichiers et il revient à toute entreprise moderne et soucieuse de sa sécurité d'adopter les outils adéquats.
Actuellement, il est possible de trouver de nombreuses solutions de partage de fichiers comme Oodrive sur le marché. Elles permettent de partager en toute sécurité, ce qui est essentiel pour les données confidentielles de l'entreprise et pour la performance des collaborateurs. Il est recommandé d'opter pour des solutions de partage, de sauvegarde et de signature électronique qui respectent les normes et les certifications françaises et internationales les plus exigeantes du point de vue de la sécurité.
