L’extrait Kbis est la carte d’identité d’une entreprise. En effet, ce document atteste de son existence juridique et de sa légalité. À ce titre, il mentionne toutes les informations sur la structure. Cependant, ces données peuvent changer en cours de vie sociale et l’extrait Kbis doit être modifié en conséquence pour qu’il soit conforme avec la réalité de l’entreprise. La raison sociale, l’adresse du siège social, le montant du capital social, l’activité pratiquée par l’entreprise : voilà les informations susceptibles de changer le plus fréquemment sur ce document. Quelles sont les principales raisons qui motivent la modification de l’extrait Kbis ? Quelles sont les démarches à suivre pour ce faire ? Explications.
Dans quelles circonstances faut-il modifier l’extrait Kbis ?
Une entreprise est dans l’obligation de maintenir son extrait Kbis à jour. De ce fait, lorsqu’à un moment donné, l’une des informations qui y apparaissent fait l’objet d’une modification, il doit en être de même pour le contenu de l’extrait Kbis. Généralement, ce dernier doit être modifié dans les cas suivants :
- Changement de la dénomination sociale.
- Transfert de siège social.
- Modification du capital social.
- Changement d’objet social.
- Changement de statut juridique.
- Changement au niveau de la gérance.
- Changement de la durée de vie de l’entreprise.
- Modification de la période de l’exercice comptable de l’entreprise.
- Début d’une procédure collective.
Bon à savoir : les statuts ne doivent pas forcément être modifiés lorsqu’une information qui apparaît sur l’extrait Kbis change. En effet, dans le cas du nom du gérant, celui-ci apparaît pas souvent dans les statuts de l’entreprise. Ainsi, s’il y a un changement de gérant, il suffit de modifier l’extrait Kbis sans avoir à toucher aux statuts.
Les démarches à suivre pour modifier l’extrait Kbis
La modification du Kbis est soumis à l’accomplissement de certaines formalités.
Décision de modification
Cette modification peut découler de la décision du dirigeant (EURL, SASU...), mais aussi d’une décision prise en assemblée générale ordinaire ou extraordinaire par les associés selon le quorum et la majorité définis dans les statuts. Dans tous les cas, il faut se conformer aux statuts pour que la décision ne puisse pas être contestée. À l’issue de cette assemblée, un procès-verbal doit être établi.
Publication dans un journal d’annonces légales
La modification de l’extrait Kbis doit faire l’objet d’une publication dans un journal d’annonces légales du département où se situe le siège social de la société, dans le mois suivant la modification. Cet avis tient lieu d’information vis-à-vis des tiers. Pour être légal, l’avis de modification doit contenir entre autres :
- La raison sociale.
- La forme juridique.
- Le montant du capital social.
- L’adresse du siège social.
- La date de modification de l’extrait Kbis.
- L’organe compétent à l’origine de la modification.
Dépôt du dossier au greffe du tribunal de commerce ou au centre de formalités des entreprises compétent
L’attestation de parution reçue, il ne reste plus qu’à informer le greffe du tribunal de commerce en y déposant le dossier de modification de l’extrait Kbis. Pour les modifications nécessitant une inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (RCS), il faut transmettre le dossier d’inscription modificative au centre de formalités des entreprises compétent. Ce dernier transmettra les modifications au greffe du tribunal de commerce.
Le dossier de modification à transmettre comprend :
- Un exemplaire de la décision de modification.
- Un formulaire Cerfa M2,
- Une attestation de parution par un journal d’annonces légales.
Enfin, il ne reste plus qu’à attendre que le greffe du tribunal de commerce valide les changements et envoie le nouvel extrait Kbis mis à jour.
Bon à savoir : pour un changement de dirigeant, il faut remplir le Cerfa M3 et fournir en plus une pièce d’identité du nouveau gérant ainsi que sa déclaration de non-condamnation et de filiation.
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