De nombreux chefs d’entreprise se posent aujourd’hui la question de l’externalisation d’une partie de leurs activités stratégiques ou non, afin de pouvoir se concentrer sur le cœur de leur métier. Il est acté depuis longtemps déjà par exemple que l’externalisation du nettoyage des locaux a permis à bon nombre d’entreprises un gain d’environ 30% sur le coût de la prestation en interne. On parle, dans ce cas, plutôt de sous-traitance et non d’externalisation.

En effet l’externalisation de postes comme la comptabilité, la gestion des paies ou la direction commerciale permet également de trouver un partenaire de confiance ayant un regard extérieur sur l’entreprise. Lorsque ce contrat de prestation prend la forme d’un accompagnement sur le moyen ou le long terme, cela amène l’entreprise à un gain de temps et un dimensionnement de son action par rapport à ses ressources. Elle bénéficie également d’outils et de conseils spécialisés ayant pour but, par exemple pour la direction commerciale, de traduire la stratégie d’entreprise en une stratégie commerciale formalisée et active. Du coup l’externalisation conduit la TPE/PME à un investissement dans une prestation externe sans les inconvénients de la mise en place d’une ressource interne.

Néanmoins il est nécessaire pour externaliser efficace de s’y préparer, d’établir une feuille de route définissant les objectifs, les conditions et les moyens de contrôle que chaque partie aura à sa disposition tout au long de la démarche. Avant de prendre la route ensemble il est nécessaire de savoir ou on va, pourquoi et comment.

5 règles de bases qui, selon moi, sont les fondements d’une bonne externalisation :

1 – Qui fait quoi ?

L’entreprise et le prestataire doivent définir avec précision les compétences et les responsabilités de chacun. L’entreprise pourra pour cela s’appuyer sur les contrats types des prestataires qui connaissent les contours classiques d’un processus d’externalisation. En effet toutes les zones d’ombre sont sujet à des dysfonctionnements futurs. Mieux vaut s’en prémunir et cadrer la prestation.

2 – Etre sûr de son prestataire ?

Comme je le disais ci-dessus l’externalisation dépasse le simple contrat de sous-traitance. Afin que le binome fonctionne l’entreprise ne doit pas limiter sa sélection de prestataires au seul critère du coût mais prendre en compte des critères de confiance et de pérennité. Un audit des autres clients du prestataire ou du réseau auquel il appartient est une garantie du niveau technique et du sérieux de celui-ci.

3 – Pilote et co pilote

Le pilotage de la mission doit être clairement établi dès le départ ; externaliser ne signifie pas gommer les responsabilités en interne. L’entreprise doit disposer d’une personne en charge du suivi de la fonction externalisée afin que les actions opérationnelles soit menées de concert. L’entreprise ne doit jamais se retrouver en position de dépendance par rapport au prestataire et doit au contraire s’appuyer sur lui pour mener à bien les objectifs fixés afin de capitaliser sur l’investissement et être acteur et non pas suiveur.

4- Etablir un plan d’actions

Pour piloter une fonction, encore faut il bénéficier d’un indicateur. Il est impératif de pouvoir suivre l’avancée d’une mission par la mise en place d’un tableau de bord. Ce document recense l’ensemble des actions mises en place, ses intervenants, son état d’avancement dans le temps et prend en compte l’indice de mesure de rentabilité par rapport aux investissements consentis.

Plus important encore, lorsque ce document est établi avant la mission, cela permet une validation commune des moyens mis en place par rapport au cahier des charges initial de l’entreprise.

5- Accélérateur de compétences

Le contrat client-prestataire dépasse largement la relation classique client-fournisseur. Pour finir sur les métaphores automobiles l’appel à un prestataire extérieur permet à l’entreprise de bénéficier d’outils et de méthodologies non présentes en interne. L’externalisation ne doit pas être considérée comme de la sous-traitance classique mais comme un accélérateur de compétences ou un investissement sur lequel l’entreprise pourra capitaliser pour continuer sa route.

Ces cinq points sont à mon avis les fondements d’une externalisation réussie lorsque l’entreprise et le prestataire en tiennent compte dans l’élaboration de leur feuille de route

Jérôme PAUTRET Expert en développement commercial sur la région de Caen Membre du réseau Prospactive http://www.prospactive.com