Rendue obligatoire par la loi de cohésion sociale de 2005 pour les entreprises de plus de 300 salariés, la mise en œuvre de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) ne s'improvise pas. Pas plus que son informatisation. Neutre, l'outil de GPEC n'est qu'un support, la matérialisation d’une démarche concrète en adéquation avec la stratégie globale d’entreprise et d’un long et minutieux travail préparatoire. Attention donc au miroir aux alouettes d’un déploiement d’une solution GPEC en quelques semaines !

Les outils d'une démarche nécessairement plus globale

Avant d'être un projet informatique, la GPEC est une vraie démarche à long terme de gestion anticipative et préventive des ressources humaines, qui se traduit notamment par une orientation des équipes vers les emplois de demain et la recherche d'un véritable équilibre, en perspective avec la stratégie de l'entreprise, entre besoins à venir et ressources humaines. C'est le volet collectif de la GPEC.

Parallèlement, la GPEC est également conçue pour répondre aux aspirations professionnelles de chaque salarié, en évaluant ses compétences et ses capacités d'évolution dans une perspective de maintien dans l'emploi bien sûr, mais surtout d’épanouissement personnel dans le cadre de son parcours professionnel. Le tout sur un fond de « guerre des talents » que se livrent désormais les entreprises à l’échelle mondiale. C'est le volet individuel de la GPEC.

Comme de nombreuses fonctions support dans l'entreprise, la GPEC dispose aujourd'hui d'outils informatiques spécifiques. Matérialisation de la stratégie RH de l’entreprise, ils sont certes structurants mais ne se substituent pas aux phases de réflexion préalable et de travail préparatoire à la mise en œuvre de la GPEC.

Les 10 commandements pour la réussite d’un projet d’informatisation de la GPEC

1/ Une démarche « sincère » de GPEC, tu entameras

Un projet d’informatisation de la GPEC ne peut pas fonctionner à long terme pour les entreprises qui la considèreraient, non pas comme un facteur de différenciation par rapport à la concurrence, mais comme une obligation de plus leur permettant de conformer à la loi en s’assurant que leurs éventuels plans sociaux à venir ne seront pas remis en cause faute de démarche de GPEC préalable, ou encore uniquement un moyen de renvoyer une image positive, tant auprès de leurs équipes et des partenaires sociaux que de l'extérieur.

2/ Tes instruments de GPEC, tu prépareras

Avant d'envisager l'informatisation de la GPEC, l'entreprise devra prendre le temps, en amont, de définir ses outils de travail : fonctions types, cartographie des emplois, référentiel des emplois (codage présent et à venir des compétences nécessaires pour chaque poste), etc. Un préambule indispensable car ce sont l'ensemble de ces données, spécifiques à chaque entreprise, qui permettront à l'outil informatique de travailler, et qui requiert, dans la plupart des cas, l'intervention d'un cabinet RH extérieur.

3/ Une consultation avec les partenaires sociaux, tu organiseras

La réussite de la démarche est conditionnée à la prise en compte d'un certain nombre d'éléments socio-économiques et à l'engagement d'un vrai dialogue avec l'ensemble des partenaires sociaux concernés : direction, représentants du personnel, institutionnels, etc. En interne, la GPEC n'a en effet pas pour objet d'imposer la seule vision de la direction. Au contraire, le dialogue engagé entre toutes les parties va permettre d'imbriquer la stratégie à long terme de l'entreprise avec l'évolution des collaborateurs, leur bien-être mais aussi avec les politiques économiques et sociales, sur un plan géographique et/ou sectoriel.

4/ Les données de la GPEC, tu exploiteras

Indispensable, le travail de définition des emplois et des compétences internes n'est qu'un préalable. La GPEC « proactive » ne commence qu'une fois la solution informatique mise en place. C'est en effet elle qui va permettre de consolider et d'exploiter, de façon automatisée, les données recueillies lors des entretiens annuels, les entretiens de projet professionnel, les diagnostics de compétences, les entretiens de seconde partie de carrière, dédiés aux collaborateurs de plus de 45 ans...

5/ Une série d'actions, tu mettras en œuvre

Mais la GPEC ne s'arrête pas au constat. Elle doit permettre à l'entreprise d'engager les actions nécessaires afin d'aligner, dans l'immédiat et dans le futur, ses besoins avec les ressources humaines correspondantes. Des actions qui peuvent revêtir plusieurs visages : mobilité interne/mutations, évolutions/formations, etc.

6/ Suivre et informer des actions menées, tu n'oublieras pas

Afin d'assurer la cohésion globale du projet, le management et les partenaires sociaux devront être tenus informés de l'ensemble des actions mises en œuvre. A ce titre, l'outil informatique de GPEC dispose de tableaux de bords et statistiques spécifiques, dont les droits d'accès, sont à spécifier en fonction des profils utilisateurs.

7/ Par étapes, tu procèderas

Il est recommandé de ne pas déployer la solution de GPEC en une seule phase, mais plutôt de commencer par une population (cadres/ETAM par exemple) ou encore par site géographique. Dans tous les cas, un projet « big bang » n'a que peu de chances d'aboutir à un résultat satisfaisant tant les enjeux de la GPEC sont complexes.

8/ Le middle management, tu impliqueras

Tout au long du processus, la démarche devra impliquer le middle management, véritable maillon intermédiaire entre les salariés et leur direction, en particulier sur les sites éloignés du siège social de l'entreprise. Une implication qui passe naturellement par une information régulière des outils et actions mis en œuvre, mais aussi et surtout, en amont, par une mise en exergue des enjeux du projet à la fois pour l'entreprise et les collaborateurs, ainsi qu'une formation complète à l'outil.

9/ Un budget communication, tu prévoiras

Enfin, un projet d’informatisation de la GPEC doit s’accompagner d’une forte campagne de communication en interne, auprès de l'ensemble des personnels. Elle se matérialise surtout en dehors de l'outil de GPEC et prend la communication interne RH habituelle : newsletter, journal interne, blog, mot du Président, etc. Un poste budgétaire à ne pas négliger donc : dans de nombreux cas, le budget de communication interne dédié peut être sensiblement équivalent au projet d'informatisation de la GPEC en lui-même.

10/ Au miracle de l’informatique, tu ne croiras pas

Si les solutions de GPEC disponibles sur le marché sont des outils nécessaires à la mise en œuvre de la démarche, notamment grâce à la manipulation d'un grand nombre de données qu'elles permettent, elles ne se suffisent pas à elles-mêmes. Comme un logiciel de gestion de la relation clients (CRM) ne fait pas la relation client de l'entreprise tout seul, si elle n’est pas relayée par une intervention humaine « intelligente à valeur ajoutée », une solution de GPEC ne définira pas à elle toute seule la politique RH de l'entreprise.

Une politique RH qui ne peut se figer ses processus au prétexte d'être outillée, et devra continuer d'évoluer au rythme de la stratégie de l'entreprise et des évolutions socio-économiques. La GPEC, comme ses outils, est nécessairement en mouvement perpétuel !

Frédéric Lapras,
Président de R.Flex Progiciel
http://www.rflex-progiciel.fr