Ce nouveau métier, apparu il y a tout de même une dizaine d’années, s’est développé grâce aux nouvelles technologies, Internet notamment et à l’évolution du télétravail. Alors que dans certaines entreprises, des salariés se voient proposer de travailler à la maison, d’autres se disent pourquoi ne pas faire la même chose mais en étant indépendant ?

Beaucoup, encore aujourd’hui, se disent que le secrétariat ne peut pas se faire à distance, et que la secrétaire doit être présente toute la journée, tous les jours de la semaine pour que le travail soit fait. FAUX ! Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’une secrétaire à temps plein, elles n’ont parfois besoin que de quelques heures par mois pour traiter leur administratif. De plus, une majeure partie du travail peut généralement se faire à distance, tout n’est souvent qu’une question d’organisation.

Le télésecrétariat ou secrétariat à domicile est un métier en plein essor. Cette nouvelle façon de gérer l’administratif permet aux entreprises de bénéficier d’une assistance administrative adaptée à leurs besoins réels et de ne payer que le travail réalisé tout en n’ayant pas besoin d’investir dans un matériel coûteux. En effet, avec un simple accès internet et un ordinateur, la télésecrétaire peut travailler à distance et renvoyer le travail réalisé par mail ou via un serveur d’échanges de données. Elle peut également travailler directement sur le poste de travail de l’entreprise grâce à un accès à distance.

Elle peut aussi parfois intervenir sur site selon les besoins de l’entreprise et travailler soit sur le matériel mis à sa disposition soit amener son propre ordinateur. Contrairement à une idée reçue, le télésecrétariat ne se limite pas à un travail à distance. Tous les télétravailleurs doivent se rendre de temps à autre au bureau.

Pour certains, la distance est un frein car ils se sentent moins proches de la secrétaire et pensent avoir moins de contrôle sur le travail réalisé. Pour pallier à ce frein, les télésecrétaires mettent en place des relations privilégiées avec leurs clients pour permettre à ceux-ci d’être sereins quant à la gestion de leur administratif : points réguliers par téléphone ou par mail, compte-rendus, suivi de prestations…

Les détracteurs du télésecrétariat indépendant pensent qu’une télésecrétaire ne dispose pas forcément de toutes les compétences pour assurer les tâches administratives des entreprises dans lesquelles elle intervient et qu’elle aura besoin de temps pour se former. Ce n’est pas tout à fait vrai car une secrétaire indépendante se forme, se prépare à chaque prestation pour permettre au client de gagner du temps. Bien entendu, elle ne peut pas savoir tout faire mais elle est flexible, réactive et capable de comprendre en très peu de temps la tâche qui lui incombe. Et si vraiment elle ne maitrise pas la prestation qui lui est demandée, elle sait s’entourer de partenaires compétents dans des domaines variés.

Elle assure des tâches diverses et variées telles que la retranscription audio de courriers, de comptes-rendus pour des médecins, des avocats ou tout autre profession. Elle peut mettre en page des documents, en créer de nouveaux ou réaliser une prestation d’assistance commerciale (téléprospection, relances…) par exemple.

Les professionnels sont encore réticents à faire appel à de télésecrétaires. Pourtant, en faisant appel à ces professionnelles, même de manière occasionnelle (congés, surcroit de travail), les entreprises peuvent se recentrer sur leur cœur de métier en se libérant des tâches administratives fastidieuses mais obligatoires.

Enfin, contrairement à une idée reçue, les télésecrétaires indépendantes ne sont pas là pour remplacer les secrétaires salariées mais au contraire pour les épauler. Nombre sont encore ces entreprises ne disposant que d’une seule secrétaire qui hésite à partir en vacances  car en son absence le travail ne sera pas fait, ce qui risque de bloquer l’entreprise et de lui donner une charge de travail très importante à son retour. Le secrétariat indépendant est la solution pour éviter ses désagréments. En remplaçant la secrétaire en place pendant ses congés, la secrétaire indépendante lui permet de partir en toute sérénité et d’assurer le suivi administratif de l’entreprise.

Avec des tarifs avantageux, des offres adaptées à chaque besoin et des professionnelles dynamiques et flexibles, le télésecrétariat indépendant est la réponse adaptée pour de nombreuses entreprises.

Delphine GIROUD

Dirigeante de GIRONDE SECRETARIAT (www.girondesecretariat.fr)

Présidente du réseau ASSO (Assistantes et Secrétaires du Sud-Ouest), association loi 1901 en faveur du secrétariat indépendant (www.reseau-asso.org)

Membre de la délégation française du G20 YES (www.g20yes.com)