... pour passer de simples « achats de formations » à la mise en place « d’étapes au sein d’un parcours de formation »

« - Alors Jean, comment s’est passée cette formation et qu’en avez-vous retenu ?
- Très bien Monsieur Durand, le formateur était sympa, les autres participants aussi, et surtout le restau du midi était super ! »
Sans verser dans la caricature, voici le type de retours de collaborateurs que l’on peut entendre après leur participation à une formation. Et le manager de se dire que si c’est tout ce qui ressort de cette formation, cela ne valait pas la peine d’organiser son absence à son poste de travail, et qu’en somme la formation ne sert pas à grand-chose…
Ce constat en entreprise est malheureusement plus fréquent qu’on ne le croit, et permet d’illustrer clairement que gérer la formation en entreprise ne doit pas se limiter à de simples achats de formations suite à des demandes individuelles ponctuelles. En effet le pilotage de la formation est une démarche qui doit être méthodologique et focalisée sur le développement des compétences individuelles et collectives des collaborateurs.
Pour qu'une telle démarche porte ses fruits, l'étape de recueil des besoins constitue le socle indispensable et fondamental pour bâtir un programme solide. Les phases suivantes telles que le choix de l’organisme ou l’évaluation de la formation sont également très importantes.

Mais ce recueil des besoins ne doit pas se limiter à un questionnaire distribué à la volée avec une date butoir de retour, car cela aurait pour effet de le transformer en contrainte et aboutir à un recueil très peu qualitatif.

Voici une proposition de méthodologie de recueil des besoins :

1.    AVEC QUI ?
o    Suivant la taille de l’entreprise et son organisation, on pourra interviewer directement les collaborateurs ou leurs chefs de service.

2.    QUAND ?
o    Afin de répondre à la contrainte légale de présenter aux instances représentatives du personnel  les orientations pour l’année N+1 avant le 1° octobre,  les entretiens de recueil des besoins devront être effectués avant cette date.
o    En l’absence d’IRP, la date de bouclage du budget prévisionnel pour N+1 peut constituer l’échéance.

3.    COMMENT ?
o    Préparer une trame d’entretien et l’envoyer à l’avance pour préparation : elle devra comporter plutôt des questions ouvertes avec une première partie sur le quotidien de chacun et les éventuels besoins actuels, et également une partie sur le futur proche et les évolutions possibles des postes et métiers à anticiper et préparer,
o    Fixer des rendez-vous avec les personnes interrogées,
o    Conduire les entretiens,
o    Compiler les retours des entretiens en vue d’une synthèse,
o    Mettre en parallèle  cette synthèse avec les projets et la stratégie d’entreprise,
o    Effectuer une première approche budgétaire et la comparer avec les ressources disponibles afin de dégager les grandes orientations.

Un vrai recueil des besoins est une démarche qui peut donc sembler chronophage, mais ce temps consacré est du temps de gagné pour le pilotage du plan de formation tout le long de l’année.
Et c’est surtout une garantie que le plan de formation répondra à de véritables besoins individuels ou collectifs, et également que ceux-ci seront en phase avec le développement et la stratégie de l’entreprise.

Toutes les entreprises qui ont mis en place ce type de démarche reconnaissent les différences avec leur méthode « catalogue » pratiquée auparavant :

-    Amélioration du niveau de reconnaissance des collaborateurs,
-    Mise en place d’une véritable politique de formation moyen / long terme,
-    Développement des compétences individuelles,
-    Facilitation du pilotage tout au long de l’année,
-    …

Bien évidemment, la réussite d’une démarche formation se joue ensuite également dans d’autres étapes que nous pourrons détailler prochainement.

Ludovic Poles
Directeur Xtra Formation
www.xtraformation.com
09.71.51.64.28