Vous êtes un ou une professionnel(le) connaissant parfaitement son métier et l’environnement de celui-ci et responsable de l’ensemble de sa structure à tous les niveaux. Quelqu’un qui gère l’ensemble de sa structure au niveau administratif, commercial et financier, qui encadre et dirige des hommes et des femmes, dans des fonctions diverses, en vue de la bonne gestion de son entreprise. Quelqu’un qui sait répartir les tâches par fonction et réparti le pouvoir hiérarchique. Mais déléguer une grande partie des fonctions à des collaborateurs et collaboratrices, ne veut pas dire que l’on en doit en perdre le contrôle.

Être chef d’entreprise ce n’est pas JOUER tout seul dans son coin

Vous êtes le patron, celui ou celle qui montre l’exemple. Toute votre structure ne pourra bien fonctionner que si votre organisation personnelle et vos méthodes de travail sont claires, censées. Que si vos attitudes envers les partenaires de l’entreprise ou envers vos salarié(e)s sont empreintes de respect.
Si vous correspondez à ce profil, vous pouvez créer votre entreprise et pour cela, devenez un bon gestionnaire en intégrant un point important :

La vie administrative des entreprises

Une structure a besoin d’une organisation rationnelle pour se pérenniser. La mise en place de la gestion administrative ne se fait pas « quand on en a le temps ». Le temps est flexible au départ, au moment de la création. Au bout d’un an ou deux, ce n’est plus le cas. Ne serait-ce que dans six mois.
La structure ne peut exister, durant une période aussi longue, sans être structurée. Des documents important interviennent et ceux-là, bien plus que les autres ne doivent pas être égarés. De même que les premiers documents que vous recevrez des futurs partenaires.

À partir de cette base, toute l’organisation consiste à :
Organiser – Réceptionner – Traiter – Structurer – Trier – Ranger – Planifier – Classer – Archiver
La  structure va évoluer, grandir, prospérer au fil des années, parfois avec des passages sans visibilité. Il faut être prêt à assumer ses responsabilités, avec un temps de réaction plus ou moins court.

Par une bonne organisation :

On gère mieux son travail - On anticipe les problèmes - On répond efficacement aux tiers - On gagne et l’on fait gagner du temps - On donne une image positive de la structure
Ce temps que l’on gagne permet de se consacrer à d’autres activités plus passionnantes, telles  la relation avec la clientèle, les fournisseurs, les partenaires, et autres professionnels dont on a tant besoin.
L’organisation administrative, trop de chefs d’entreprises, ou même d’institutionnels spécialisés dans la création, la considère comme une entrave à la bonne marche de leur structure. Du temps perdu, pas de rentabilité, pas de rentrée d’argent (plutôt des sorties), de la paperasse inutile. C’est aussi une manière de « ne pas voir la réalité de la situation ». Il est nécessaire de budgétiser le temps que l’on perd à chercher un document, une information. Calculez aussi l’argent que l’on perd suite à une erreur, un oubli.
L’ordinateur est un élément essentiel pour travailler et communiquer. De nos jours, cet outil facilite la vie de votre structure et fait gagner beaucoup de temps. Ne pas croire que l’informatique va gérer la structure à la place du chef d’entreprise, faire l’administratif, le commercial aux lieux et places des personnes concernées et, très important… votre ordinateur ne vous préparera pas votre café à votre arrivée.

La création d’une structure nécessite (et encore plus de nos jours) REFLEXION – ENERGIE – ANALYSE -  RIGUEUR – TRACABILITE ET…… RESPONSABILITE

Catherine CHEREL-GUERIN
Formatrice conseil à
« La vie administrative de l’entreprise »